Jainy’s Loods
Privacyverklaring
Jainy’s Loods verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.
In deze privacyverklaring lees je welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten je hebt.
Wie zijn wij
Jainy’s Loods is gevestigd aan Overvliet 1, 3545 NG Utrecht en is verantwoordelijk voor de verwerking
van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Bedrijfsgegevens:
Jainy’s Loods
Overvliet 1
3545 NG Utrecht
KvK: 96513284
E-mail: info@jainysloods.nl
Welke persoonsgegevens wij verwerken
Jainy’s Loods verwerkt persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten,
contact met ons opneemt, een reservering of boeking maakt, een formulier invult of
op een andere manier zelf gegevens aan ons verstrekt.
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Adresgegevens indien nodig voor administratie of facturatie
- Gegevens over reserveringen, boekingen of aangevraagde diensten
- Betaalgegevens of betalingsstatus voor administratieve verwerking
- Eventuele informatie die je zelf aan ons verstrekt via e-mail, WhatsApp of formulieren
Indien van toepassing bij EMS- of aanverwante behandelingen kunnen daarnaast ook gegevens over
gezondheid, belastbaarheid, klachten of andere relevante intake-informatie worden verwerkt,
voor zover dit nodig is om de dienst veilig en verantwoord uit te voeren.
Waarom wij persoonsgegevens verwerken
Jainy’s Loods verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het beantwoorden van vragen of contactverzoeken
- Het verwerken en beheren van reserveringen, boekingen en aanvragen
- Het opstellen en verzenden van facturen
- Het afhandelen van betalingen
- Het plannen en organiseren van diensten, afspraken en klantadministratie
- Het uitvoeren van behandelingen of dienstverlening op een verantwoorde manier
- Het voldoen aan wettelijke administratieve verplichtingen
Bijzondere persoonsgegevens
Voor sommige diensten, zoals EMS-behandelingen of intakeformulieren die daarmee samenhangen,
kunnen gegevens over gezondheid worden verwerkt. Gegevens over gezondheid vallen onder een
bijzondere categorie persoonsgegevens en verdienen extra bescherming.
Deze gegevens worden alleen verwerkt voor de veiligheidsbeoordeling en verantwoorde uitvoering van ONbody EMS. Wij vragen hiervoor vooraf jouw uitdrukkelijke toestemming. Je kunt die toestemming intrekken via info@jainysloods.nl; dit verandert niets aan verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig zijn uitgevoerd. Zonder de noodzakelijke gezondheidsinformatie kan Jainy’s Loods geen ONbody-training aanbieden. De gegevens zijn alleen toegankelijk voor bevoegde personen die ze voor de begeleiding nodig hebben.
Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren
Jainy’s Loods bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens
zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt of bewaren noodzakelijk is voor administratie,
facturatie of geschillenafhandeling.
Gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie kunnen langer worden bewaard indien dit wettelijk verplicht is. Account- en afspraakgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd wanneer ze niet meer nodig zijn. Gezondheidsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het ONbody-traject, eventuele nazorg of de afhandeling van een geschil. Daarna worden ze veilig verwijderd, tenzij een wettelijke verplichting langer bewaren vereist.
Delen van persoonsgegevens met derden
Jainy’s Loods deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dat nodig is voor de uitvoering
van de overeenkomst, het afhandelen van betalingen en administratie, het beheren van reserveringen
of wanneer dit wettelijk verplicht is.
Wij maken onder andere gebruik van de volgende partijen:
- Rabobank voor bancaire transacties en ontvangsten
- Moneybird voor facturatie en boekhouding
- Airtable voor het beheren van reserveringen, klantgegevens, planning en interne administratie
- WordPress en Ultimate Member voor portaalaccounts, roltoegang en het persoonlijke klantdossier
- Easy Appointments voor afspraken, beschikbaarheid en het koppelen van boekingen aan een klantaccount
- Forminator en PDF for Forminator Forms voor gezondheidsverklaringen, toestemmingen, inzendingen en vaste documentversies
Wanneer je een gezondheidsverklaring of toestemmingsformulier invult, wordt de inzending in WordPress opgeslagen en gekoppeld aan het ingelogde account. De definitieve versie wordt als alleen-lezen dossierstuk bewaard. Bij een gezondheidswijziging wordt een nieuwe versie toegevoegd, zodat de eerdere historie behouden blijft.
Voor zover nodig worden met verwerkers passende afspraken gemaakt over de beveiliging en vertrouwelijke
verwerking van persoonsgegevens.
Beveiliging
Jainy’s Loods neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen
tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of ongewenste openbaarmaking.
Wij maken gebruik van beveiligde systemen en platforms voor opslag en verwerking van gegevens, waaronder
administratieve en planningssystemen die nodig zijn voor onze dienstverlening.
Persoonlijke gezondheids- en contractdocumenten worden niet als vrij toegankelijke mediabestanden aangeboden. Toegang verloopt via het beveiligde klantportaal en is beperkt tot de betreffende klant en bevoegde beheerders. Dossierpagina’s zijn uitgesloten van zoekmachines en krijgen geen openbare documentlink.
Jouw rechten
Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen
of bezwaar te maken tegen het gebruik ervan. Ook kun je verzoeken om beperking van de verwerking,
of vragen om overdracht van gegevens voor zover dat wettelijk van toepassing is. Mensen hebben onder
de AVG privacyrechten, en organisaties moeten daar correct op reageren.
Wil je gebruik maken van één van deze rechten, neem dan contact op via
info@jainysloods.nl.
Klachten
Als je vindt dat Jainy’s Loods niet zorgvuldig omgaat met jouw persoonsgegevens, dan horen wij dat
graag eerst rechtstreeks. Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de
Autoriteit Persoonsgegevens.